Dé specialist voor export en import met HR Core Beaufort

Woensdag 8 juni 2016

Twee klanten live met Beaufort Interface-Ons (Workbee) koppeling

Ons is het systeem voor registratie, planning en cliëntinformatie in de zorg van Nedap Healthcare. HR Core (Beaufort) is het HRM-systeem voor nonprofit organisaties van Raet.

GGZ Noord Holland Noord is net als de andere klant een nieuwe gebruikers van Ons.
Om logische redenen (achterhaalde standaard Harmonykoppeling) hebben zij besloten om de export van medewerkergegevens uit HR Core (Beaufort) te doen met de Beaufort Interface.

De medewerkers van afdelingen HRM, Planning en ICT van zowel GGZ Noord Holland Noord als de andere klant hebben in de voorliggende periode langdurig en intensief de gegevensuitwisseling tussen HR Core Beaufort en Ons getest. Dat hebben ze zowel breed als diep gedaan.

Met respect voor hun kennis en kunde dank ik hun voor hun aanhoudende inzet. Maar ook dank aan Workbee en Nedap voor hun verrichte werk.

Tijdens de testperiode werd duidelijk dat de verwachting van wat de koppelingssoftware kan niet 1 op 1 was met de werking van de koppeling. Luisterend naar wat GGZ Noord Holland Noord en de andere klant rapporteerden, is binnen de grenzen van de huidige mogelijkheden de koppellingssoftware op punten gewijzigd.

Twee systemen die van elkaar verschillen in werking, gebruik en databasestructuur aan elkaar koppelen is het moeilijkste dat er is.

Bij de bouw van de koppeling is gestreefd naar maximaal behoud van de mogelijkheden van beide systemen.

Zo is het in Ons onpraktisch als iemand met 1 dienstverband en meerdere Beaufort-Inzetregels meerdere keren moet inloggen om de totale planning te kunnen overzien.

Voor HR Core Beaufort, Gemal PayRoll hangen aan de inzetregels kostenplaatsen en het usermanagement in Youforce. En dan stellen is het geen oplossing dat je niet met meerdere regels Inzet kan werken.

Daarbij komt dat Inzet ook toekomst bevat en plannen iets is wat je in de toekomst doet.

Dat er nu een stabiele versie is, betekent niet dat we stil zitten. Tijdens de testperiode is duidelijk geworden dat ook historische gegevens onderdeel van de export zouden moeten zijn.

Daarvoor heb ik namens de Beaufort/Ons-klantengroep (circa 40 organisaties) een verzoek bij Raet ingediend. In de gesprekken heb ik duidelijk gemaakt dat deze functionele uitbreiding van de Beaufort Interface ook te gebruiken is voor de systemen, die door het ontbreken van historie niet willen/kunnen aansluiten op HR Integratie. Ook heb ik mijn hulp aangeboden bij het opstellen van het functioneel ontwerp en het testen van de nieuwe Beaufort Interface-software.

Uitgangspunten van de gerealiseerde koppeling

  1. Er is een dagelijks export uit HR Core Beaufort.
  2. Verwerkt worden de actuele en toekomstige gegevens.

Verschillen

Bent nog gebruiker van de standaard Harmonykoppeling dan is de volgende tabel voor u van belang.

De Beaufort Interface

Standaard Harmonykoppeling

De Beaufort Interface is gemaakt om alle bestaande standaard koppelingen tuit te faseren standaard koppelingen te vervangen. Tevens bied het de mogelijkheid om koppelingen met andere systemen te realiseren.

Bij noodzakelijke wijzigingen in gegevens die deel uit maken van de export is dat eenvoudig door de applicatiebeheerder te doen.

De Harmonykoppeling wordt door Raet niet meer onderhouden en is sind december 2016 uit het assortiment genomen.

De beaufort Interface maakt gebruik van de actuele tabellen (dat wat in de schermen van HR Core te zien is). Daardoor zijn gegevens vastgelegd met een datum in de toekomst onderdeel van de export.

In het algemeen de actuele gegevens én gegevens vastgelegd met en datum in de toekomst zijn onderdeel van de export.

De Harmonykoppeling levert uitsluitend de actuele stand van de gegevens.

De Harmonykoppeling maakt gebruik van het bestand systeemmutaties. Klanten moeten die eigenlijk met regelmaat schonen. Als ze dat niet doen, wordt Beaufort traag. Hierdoor is de export traag. Ook andere dagelijkse exporten bijvoorbeeld naar Youforce-Self Service duren langer dan noodzakelijk.

Wordt het bestand systeemmutaties geschoond, dan gaat het vervaardigen van de export “op zijn gat".

Inzetgegevens in de export ontstaan op basis van het HR Core-bestand waar de inzetgegevens zijn opgeslagen.

De manier van werken heeft geen invloed op de samenstelling van het bestand. Dus de algemeen bekende “min 1-fout” kan niet meer ontstaan.

Door de manier van werken bestaat er een reële mogelijkheid dat er fouten in de export van de inzetgegevens ontstaan: de “min 1- fout”.

Het gegeven “Max. uren per week” uit het scherm “In en uit dienst” is onderdeel van de export.

Het gegeven “Max. Uren per week wordt met een achterhaalde rubriek aangestuurd.
Deze rubriek staat in een eigen scherm. Tijdens de mutatie van de gegevens is een extra te nemen stap, die snel wordt vergeten.

De verlofrechten van het lopende jaar worden dagelijks en juist bijgewerkt.

De huidige verlofrechten zijn geen onderdeel van de export. Uitsluitend op het einde van het jaar kunnen de verlofrechten voor het komende jaar worden geëxporteerd.

De AGB-code is onderdeel van de export

De AGB-code is geen onderdeel van de export

Het Deskundigheidsprofiel is onderdeel van de export

Het Deskundigheidsprofiel is geen onderdeel van de export

Uit 1 HR Core-omgeving is de export naar verschillende Ons-omgevingen mogelijk.

Uit 1 HR Core (Beaufort)-omgeving kan uitsluitend een export ontstaan voor 1 Ons- omgeving

Naast de Ons-export is de export naar een onbeperkt aantal andere systemen mogelijk. Elk met hun eigen inhoud en frequentie. Bijvoorbeeld UMRA, Pulseweb en diverse verzuimmanagementsystemen. Zie
Gerealiseerde export voor de gerealiseerde koppelingen. En dat kan zonder tussenkomst van een derde partij.

Met de Harmonykoppeling is een export naar Ons mogelijk. Alle Raet/Beaufort-Ortec/Harmony-klanten waarvoor deze koppeling was ontwikkeld zijn over op de export met HR Integratie (Beaufort Interface).

Voor een goed werkende automatische export van HR Core Beaufort gegevens neem je contact op met

Het laatste nieuws

Het laatste nieuws over de verschillende exporten leest u onder de tab Nieuws. Zo ook over de ontwikkelingen van nieuwe exporten. Het nevenstaande bericht is in deze kolom als PDF-bestand te raadplegen. U kunt het bestand ook op uw eigen systeem opslaan.

Woensdag 8 juni 2016

is een organisatie, die is gespecialiseerd in integraties tussen verschillende systemen. Als data transfer bedrijf, heeft Workbee een integratieplatform ontwikkeld om integratie als service aan te bieden. Applicaties kunnen zo veilig en accuraat gegevens transporteren naar andere applicaties in het netwerk.