Dé specialist voor export en import met HR Core Beaufort

27 september 2017

De Ons-connector (export van HR Core Beaufort voor Ons) in pilot

Wat vooraf ging

Nedap heeft in het verleden besloten om als invoer van HR Core Beaufort gegevens de standaard export naar Harmony van Ortec te gebruiken.
In 2015 heeft WindkrachtVI in samenwerking met Workbee een beter werkend alternatief op de markt gebracht, die gebruik maakt van Beaufort Interface bestanden.

Op verzoek uit de markt heeft Raet in samenwerking met WindkrachtVI® de Ons-connector ontwikkeld op basis van het document
http://support.nedap-healthcare.com/images/technische_documenten/io_server_xml_interface.pdf

Een aantal maanden geleden berichte ik de start van de ontwikkeling van de Ons-connector, zie ook het bericht van zondag 12 maart 2017.

Vorige week is de eerste klant in pilot gestart. Een tweede “staat op de rol”.

Als deze twee klanten de export operationeel hebben, kan de export aan iedereen worden geleverd die hem hebben wil.

Met de Beaufort Interface worden de verschillende bestanden aangemaakt.

Deze worden naar Youforce verzonden. In Youforce verzorgt Raet de conversie van de gegevens. Daarna worden ze ter verwerking aan de webservice van Ons administratie bij Nedap aangeboden.
Dat alles automatisch en zonder tussenkomst van derden.

De gegevens

Deze gestandaardiseerde export is completer, ruimer van opzet en variabel in te richten.

Er is een maximale afdekking van de employeegegevens zoals beschreven in het document van Nedap in de hoofdstukken 6.12 en 6.13.

Er zijn gegevens die geen standaard onderdeel van HR Core Beaufort zijn, bijvoorbeeld “Deskundigheidsprofiel”. Voor die gegevens worden nieuwe rubrieken en referentietabellen in de rubriekenset van HR Core Beaufort opgenomen.
Als op dit moment deze gegevens als “Eigen rubriek” al in HR Core Beaufort voorkomen, dan moeten deze naar de daarvoor bestemde rubriek, zoals gedefinieerd in de Ons-connector, worden geconverteerd.

In de inrichting van de export kan er voor worden gekozen om bepaalde gegevens niet te exporteren. Daarbij moet rekening worden gehouden met de verplichte rubrieken zoals aangegeven in het document van Nedap.

Voor de vaststelling van de inrichting en de werkzaamheden wordt een intakegesprek gehouden. De resultaten van het intakegesprek worden vastgelegd in het intakedocument. Dan kan een schatting worden gemaakt van de benodigde tijd om de export in te richten.
Zo krijgt u ook een beeld welke activiteiten er door u moeten worden gepland.
Bijvoorbeeld: als de instroom-, doorstroom- en uitstroom-procedures in Youforce-Self Service worden gedaan, dan wordt duidelijk welke formulieren moeten worden gewijzigd.
De opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor het aanpassen de verschillende formulieren.

Uitdaging: het cluster (team) en hoursFixed (vaste uren per week)

Het is niet mogelijk in Ons-administratie om per datum meerdere contract-(inzet)regels aan te leveren, terwijl dat in HR Core Beaufort Inzet wel mogelijk is.

Voor het vullen van de contractgegevens in Ons wordt de inzet van HR Core Beaufort gebruikt, omdat van de inzet begin en einddatum kan worden geleverd en deze datums in Ons verplicht zijn.

Alle aanwezige inzet is onderdeel van de export, zoals hierna is beschreven.

Om mogelijke problemen bij bestaande klanten te voorkomen doordat de historie in Inzet afwijkt van de historie in Ons-administratie, wordt in Ons-administratie uitsluitend huidige en toekomstige gegevens ingelezen. Dat is een instelling in Ons-administratie.

Bepaling organisatorische eenheid en de uren die worden verwerkt

Alle aanwezige inzetregels in de export worden met elkaar vergeleken.
Daar waar tijdvakken over elkaar vallen, worden de uren bij elkaar geteld en zijn de contract.hoursFixed voor dat overlappende tijdvak.

De organisatorische eenheid met de meeste uren in het overlappende tijdvak is de organisatorische eenheid die wordt geleverd als cluster.name.

De implementatie van de Ons-connector bestaat uit

  1. Inrichten van de Beaufort Interface
  2. Vervaardigen van nieuwe rubrieken en waar nodig de bijbehorende referentietabel en de eventuele conversie van eigen rubrieken.
  3. Vervaardigen van profielen, schermen en vensters in HR Core Beaufort
  4. Indien nodig het inrichten van de mogelijkheid om gegevens te kunnen importeren in HR Core Beaufort anders als de module Tijdregistratie
  5. Aanmaken en versturen van de bestanden naar Youforce
  6. Opstellen van een document waarin de werking en de inrichting van Beaufort Interface voor deze export is uitgelegd en kennisoverdracht aan de applicatiebeheerder/superuser van HR Core Beaufort.

Uiteraard hoort hier ook begeleiding na de implementatie bij.

Neem voor het testen van de Ons-connector en de door u uit te voeren noodzakelijke acties een doorlooptijd van zeker 6 weken op in uw planning.

Bent u geïnteresseerd in deze export, neem dan contact op met uw Raet-accountmanager.


Voor een goed werkende automatische export van HR Core Beaufort-gegevens neemt u contact op met

Het laatste nieuws

Het laatste nieuws over de verschillende exporten leest u onder de tab Nieuws. Zo ook over de ontwikkelingen van nieuwe exporten. Het nevenstaande bericht is in deze kolom als PDF-bestand te raadplegen. U kunt het bestand ook op uw eigen systeem opslaan.

27 september 2017